あなたは英語でのミーティングに臨むとき、何を意識していますか？
今回は私が実務を通して学んできた5つのポイントをご紹介します。
慣れないうちは緊張することもあると思います。また、英語、日本語問わず会議によってはとても緊張するシーンもあるでしょう。しかし、打ち合わせやカジュアルな面談は慣れと意識で会話を弾ませることができます。
会議は参加者全員の時間を使うので、とてもリソースがかかっています。その効果を最大化するのがあなたの仕事です。
今回ご紹介するポイントを活かしながら、あなたの会議を生産的なものにして下さい。
はじめに
私が社会人1年目のとき経験した初めての英語での会議は今でも忘れません。しかも電話会議だったので、相手の顔が見えないものでした。
予期せず先輩社員から話を振られた時のことです。私は頭が真っ白になり、その瞬間に無理に英語で話すのを諦めました。そして「日本語で失礼します」と断って日本語で話しました。
社内の海外チームとの会議だったので、周りも仕方ないと思ってくれたのでしょう。しかし、悔しい気持ちは確かに残りました。
このような悔しい経験が、私が英語を磨いて仕事に活かそうとする原動力となりました。英語ができないとろくな仕事もできないと感じたのです。そこから今日に至るまで、地道ながら英語の訓練を続けています。
今は英語でのミーティングでしどろもどろになることはもうありません。しかし、改善の余地はいくらでもあります。
これは終わりのない旅ですが、その旅路をあなたも楽しんでもらえればと思います。その過程で必ずあなたの英語は上達します。その喜びをあなたに味わってもらいたいのです。
出だしは世間話から
これはお互いの緊張をほぐす意味で効果があります。一方で社内会議であれば不要でしょう。
私は仕事で海外の企業とのネットワークづくりをすることが多くあります。その際にはお互い初対面なので、簡単な話題からスタートするのが良いと感じています。
と言っても何を話題にすれば良いのかわからないこともあるでしょう。典型的な話題は：
- 天気
- お互いいる場所の時差
- 最近のニュース
などです。新型コロナで海外とWeb面談が多かった時は、マスクについてよく話しました。
ニュースの話題には気をつけること
政治などセンシティブな話題は少し注意が必要です。また、これは特別なケースですがW杯の話にも気をつけていました。
2022年のW杯で日本がドイツに歴史的勝利を納めた翌日のことです。私はドイツ人とWeb面談する機会がありました。もちろん試合についての話になり、盛り上がりました。しかし、相手にとっては負けて良い気持ちではないこともわかっていました。
それを察した時の対応はこうでした。
「この話はこれ以上するのはやめた方が良さそうですね笑」
この一言で雰囲気を軽くし、本題に移っていきました。
自己紹介を準備しておく
初対面の相手との会議ではあなた自身と仕事のことについて話せるように準備します。
長すぎず、短すぎず、且つ相手の興味に沿うような話し方を心がけて下さい。そこから話題が広がっていきます。
これは会議をこなせばこなすほど自然にできるようになります。
相手の気を引く自己紹介の仕方、と言われて迷うかもしれません。唯一の正解があるわけではありませんので試行錯誤してみて下さい。
ただ、業務の内容をそのまま羅列するような話は聞いていて退屈でしょう。あなたの部署のミッションが何で、今何に取り組んでいるのか。など、目指すものや現状の課題、会議で相手に期待することを話すのが良いです。
聞いてから話す
これは以前のブログにも書いたことがあるポイントです。英語日本語問わず大切にしたいところです。
相手の話を受け止めてからあなたの話をして下さい。そうすることで相互理解が深まり、生産的な会議ができます。
また、相手が話しやすいように水を向けるのも効果的です。つまり、良い質問をしてあげるということです。
聞くと言っても受け身で相手が話すのに任すということではありません。相手にあなたの興味が何かが伝わるよう、質問をするのです。黙って聞いているだけでは、相互コミュニケーションにはなりません。
以前よく聞いたのは、日本人は会議中ずっと黙っているということです。相手からしたらリアクションがわからず、戸惑ってしまいます。意味のある会話をできているのか、関心がないのかがわからないのです。黙って聞いているだけでは、関心がないと相手に思われても仕方ありません。
聞く時の相槌、アイコンタクト、合いの手などでコミュニケーションを深めて下さい。
Giveの精神
情報交換を目的としたミーティングでは、相手の役に立つ情報を与えるよう意識します。
相手に情報を盗られるのではと疑心暗鬼になってあまり話さないのには賛同できません。自分が思うほど、大した情報でもないかもしれません。
虚心坦懐に話した方が良いでしょう。全てを開示する訳ではありませんが、あなたがGiveの精神を見せることが重要です。それが相手の信頼感に繋がります。
私は、自分の話で相手が喜んでくれるのであれば、それで良しとします。その場では具体的なメリットがないかもしれません。しかし、長い目で見れば良い関係を築くことの方がずっと大切です。
相手から何か情報を盗ってやろうという姿勢はやめましょう。反対に、相手の役に立つような情報を提供できるよう心がけたいところです。
ある先輩社員はGive, Give, Giveして初めてTakeできると言っていました。その方が、トルコに駐在していた時の話です。トルコ人は私の経験でもタフネゴシエーターでした。
文化や商習慣が違うからこそ、与える精神で臨むのが良いでしょう。
場に貢献する
会議では全員が場に貢献することが理想です。そのような考え方で会議に臨んでください。
全ての発言が役立つものである必要はありません。しかし、何も発言しなければその場での貢献はゼロとなります。であれば、あなたが会議に参加する意味がありません。
話を聞くことは大切です。聞いたことを基に、議論を更に前に進めるために発言して下さい。
相手の話がわからなければ、質問すれば良いのです。無理にわかったふりをする必要はありません。そのようなやり取りから議論が深まることもあるのです。
ただし、会議に参加する人数が多くなるほど場に貢献することは難しくなります。大勢の前で発言するのを躊躇ってしまうのは、万国共通です。
私は、できることであればそのような会議は避けるようにしています。自分が貢献できることは少ないことがわかっているからです。
あなたもそのような気持ちで会議に臨んでもらえればと思います。そうすれば、あなたが参加する会議はより生産的な時間となるでしょう。そして、場数を踏むことであなたの英語での会議力も増していくのです。
Elon MuskがTeslaの社員に発信したと言われる、会議参加のルールがあります。私はこれに感銘を受け、よく参照しています。
あなたも参考に見てみてもらえればと思います。
英語でのミーティングのポイント：結論
会議のスタートは世間話などでアイスブレイクするのがおすすめです。天気、お互いの場所の様子、最近話題のニュースなどが話しやすいトピックです。気軽に考えて下さい。
また、あなたやあなたの仕事について簡単に紹介できる準備をしておきましょう。あなたが何を目指しているのか、そのための課題は何かなどを話せると良いです。
そして、相手の話を聞いてから話すことを心がけて下さい。相手が話しやすいように質問をしてあげるのも良いでしょう。
会議ではGiveの精神が大切です。相手の興味に沿うこと、役に立ちそうな情報を与えましょう。そうすることで、あなたも役に立つ情報を得ることができます。
最後に、会議に参加するならばその場に貢献しようとして下さい。英語で発言する経験を積み重ねて下さい。そうすることで、英語でのミーティングでもあなたの力を発揮していくことができます。
今後も、海外ビジネスの現場で役に立つ情報を発信していきます。ぜひこのブログを定期的にチェックして下さい。